信息化背景下如何加强电子档案管理

关键词：信息化背景；加强；电子档案；管理

一、电子档案管理的作用

（一）管理数字化

在过去的管理方式下，档案管理机构一般只有纸质档案，纸质档案的管理耗费人力、物力和财力多，保密性较差，传递慢，存储时间也有限，伴随着信息技术的迅速发展与普及，现代档案的处理对象已经转变为无纸化作业，这种管理模式真实性高，保存时间长，能提高档案的可操作性，使得档案更加容易管理，效率更高。

（二）资源扩展智能化

往往档案管理过程中需要不停地完善信息资源的利用过程与方法，因为最终用户的需求是不断变化的，也有很多用户对于自己的真正需求并不了解，只有在真正管理的过程中才能清楚自己的需求，甚至档案的管理者在使用资源的过程中会产生其他的想法，因此档案信息资源的开发与利用就需要投入大量的人力、物力、财力与时间成本，信息开发所需要的资源就占据了整个成本的很大比例，而当档案实现数字化信息化，减少了大量不必要的成本后，档案管理者就会有更多的资源去实现档案管理的扩展以及技术上的开发，以此提供更多、更高效的智能化功能，提高客户满意度，增加收益，建设节约型社会。因此，将信息技术应用到档案管理中可以提高资源利用率，实现资源的扩展和进一步的开发。

二、信息化背景下加强电子档案管理的有效途径

（一）电子档案的制度化建设

1、确定归档范围

电子文件的归档范围的确定，可参照国家的现行有关规定。还有，电子文件归档的时间视具体情况可分为阶段归档和任务完成后归档，公文处理周期长和周期长的工程、科研、专业等项目可按阶段归档。

2、加强电子档案检测

检测硬件环境的有效性、软件环境的有效性及其信息记录格式等。检测归档电子文件载体的物理状态，有无病毒，读出信息的准确性等。检查归档的电子文件是否齐全完整，真实可靠。相应的机读目录、软件、其他说明是否一同归档。归档的电子文件是否是最终稿本，CAD电子文件是否是反映产品定型技术状态的版本或本阶段产品技术状态的最终版本。电子文件与相应的纸质或其他载体文件的内容及相关说明是否一致，软件产品的源程序与文本是否一致等。

3、制定相应的管理规定，建立必要的记录和登记归档电子文件的具体制度

电子文件真实、完整，文本文件应是最后定稿，图形文件如经更改，须将与当时产品的技术状态一致的版本归档保存，各种文本的草稿、原稿根据需要决定是否归档，凡是归档范围内的文件应及时归档保存，不可分散保存，除文件外，必要的软件参数、压缩算法、管理数据等一并归档保存。应对电子文件的载体质量、规格、格式等作统一规定，将带有归档标志的电子文件集中，制成归档数据集，拷贝至耐久载体上，至少一式两套，一套封存保管，一套供查阅使用，必要时复制三套，异地保存。

（二）电子档案的全程化管理

其一，要确立电子档案全程化管理的理念，要从电子档案的形成开始就对其实施控制管理。其二，摒弃归档是档案形成必要条件的观点，放弃归档管理是档案管理开始的理念。其三，要明确档案管理者对电子档案实施全程管理，并不是控制电子档案的生成，对其内容的形成不得干预，而只是控制电子档案形成的过程。通过对档案形成过程的管理来保持电子档案内容的原貌，保证其内容在整个电子档案全程管理中不走样。其四，技术标准问题。对电子档案全程管理中的技术标准，不应由档案部门来制定，而应该由档案部门选出若干个成熟通用的技术标准，让各单位选择使用，对于不成熟的技术标准或者有缺陷的技术标准可以禁止使用。就如同对纸质档案的书写要求一样，档案部门不必专门研制一种耐久的记录材料要求形成档案者使用，而是选择成熟的耐久记录材料，如碳素墨水或蓝黑墨水供选择使用，但可以禁止使用铅笔、圆珠笔等不耐久的记录材料。其五，电子档案全程化管理的模式。有两种模式可供选择，一种是以立档单位为单元，有统一的档案管理系统和文件管理系统，档案室是其系统的中心，各部门形成的档案最后稿本要在档案室控制的信息中心服务器中生成，所有的电子文件的复制由档案室办理，从而保证档案部门对电子档案形成过程的控制，并尽量保证电子档案的原貌。另一模式是以一个区域为单元，在区域政务网中建立统一开发、统一标准、统一平台的电子文件和电子档案管理系统，由该区域的档案馆作为信息中心或单独为档案馆设立服务器，所有政务网中的各机关单位形成的档案最后稿本，要在档案馆控制的服务器中生成。

（三）电子档案的有效合理利用

当今社会，信息技术的迅速发展，提供档案服务利用的手段更是丰富多样，档案工作者应充分发挥其能动作用，挖掘馆藏，开展多种思路的服务创新活动。电子档案应充分利用网络信息技术的优势，开展多角度的档案编研业务，通过写史、修志、撰写著作，充分展示馆藏档案的丰富内涵和文化韵味，使档案真正成为“今世赖之以知古，后世赖之以知今”的文件源。依照《档案法》，将能够开放的档案发布在网上，使档案利用者足不出户就可以了解和认识档案，从中汲取更多的信息和知识，为档案的利用提供多角度、全方位的服务。

 三、结语

总而言之，随着信息时代的到来，现代化通讯技术和网络技术的应用越来越广泛，已经渗透到了各个行业和领域，并逐渐改变了人们的生产生活方式，具有划时代的意义。在具体的工作过程中，人们通过合理利用现代化电子技术，大大提高了工作效率和工作质量，这样一来，档案管理实现现代化和电子化早已成为必然趋势。

参考文献

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[4]刘玉红.网络化背景下档案管理的信息化探索[J].科学与财富,2011(10):111-111.（作者：茅晓萍  已发表于《中国科技期刊数据库 科研》）